Setup av Expresskassa

Vill du komma igång med setup av din Gastrogate Expresskassa? Då har du kommit till rätt ställe. I denna artikel går vi igenom hur du kommer igång.

Registrering

Till en början behöver du sätta upp en ny användare i Backoffice. Klicka här för att öppna https://backoffice.thelocoapp.com i ett nytt fönster!

Gå in på länken ovan, och klicka på knappen "Registrera en ny användare". 

I formuläret fyller du i uppgifterna för ditt företag - se till att du kommer ihåg e-postadress och lösenord för att kunna logga in på din användare.

Ovan ser du ett färdigifyllt exempel för det fiktiva företaget Gastro Gait AB.

När du fyllt i uppgifterna klicka du på "Registrera Användare".

Du tas då till sidan "Lägg till ny restaurang". Här fyller du i uppgifterna för din restaurang.

Ovan ser du ett exempel för den fiktiva restaurangen Gastro Gait Västerås, som ägs av företaget Gastro Gait AB.

Kom igång

När du skapat en användare/organisation, och restaurang förs du till denna sida:

Klicka på knappen "Anslut Till Stripe Nu" och registrera dig på Stripe. 

⚠️ Stripe-setup: Se till att du genomför hela setupen i samma fönster för att det automatiskt ska synkronisera mot Backoffice.

⚠️ Stripe-setup måste göras även om du inte kommer använda det som betalsätt just nu.

 

Med setupen av Stripe klar kommer du se följande steg:

Anmälan av kontrollenhet: Klicka på knappen "Klicka här för att anmäla hos Skatteverket", fyll i det identifikationsnummer du erhåller från dem, och klicka sedan på knappen "Spara och fortsätt".

Anmälan av kassaregister: Klicka på knappen "Klicka här för att anmäla hos Skatteverket". När du anmält ditt kassaregister klickar du på "Jag har nu anmält kassaregistret till Skatteverket".

 

När du anmält både Kontrollenhet och Kassaregister till Skatteverket kommer du till denna skärm:

Kontakta Gastrogate för att erhålla en aktiveringskod - denna kod är till för att bekräfta att du betalar för tjänsten. Du erhåller koden genom kontakt med vår serviceavdelning på service@gastrogate.io, eller i direkt kontakt med din onboardingmanager.

Fyll i aktiveringskoden och klicka på knappen "Aktivera Loco För LCOxxxxx".

 

❓Behöver du komplettera Stripe-uppgifter?

Är det så att du har kompletterande uppgifter att fylla i kommer systemet att meddela dig på nästa steg:

Klicka på "Komplettera nu" och fyll i det som efterfrågas av Stripe. Oftast rör det sig om att göra klart validering av din identifikation. 

Ladda om sidan och du är nu klar med avsnittet Kom igång. Härifrån följer du nedan steg för att sätta upp din alldeles egna Gastrogate Expresskassa!

Konfigurering av Expresskassa

Varje restaurang är unik, vilket ställer stora krav på att systemen de använder sig av kan bemöta en stor bredd av krav. Gastrogates Backoffice innehåller en stor bredd av möjliga konfigurationer för att möjliggöra den perfekta setupen för just dig. 

Vi rekommenderar att du följer stegen nedan, och om det finns särskilda behov kan din onboardingmanager hjälpa dig att möta dem i efterhand. Häng med!

I övre vänstra hörnet finner du huvudmenyn

:

Nedan går vi igenom varje inställning för att hjälpa dig igenom din setup av Expresskassan!

 

⚠️ Vi markerar viktig information 

 Rapporter

Att göra:

🛠️ Ställ in "Automatiskt dagsavslut" under Rapporter > Försäljningsrapporter. 

🛠️ Gå till fliken "Bokföringsexport" och fyll i e-postadress till ekonomiansvarig, eller till inbox på Fortnox för att få SIE-fil över försäljning skickad direkt till ditt bokföringssystem!

Öppettider

Att göra:

🛠️ Ändra restaurangens öppettider. Dessa öppettider rekommenderas vara de tider din restaurang faktiskt har öppet. För att begränsa tider för beställningar kan öppettider kopplas direkt till produkter, genom att först "Skapa ny serveringstid".

Övrig information:

Skapa ny serveringstid: Dessa tider kan kopplas direkt till produkter i Meny. Detta gör att du kan styra både när produkter ska visas i kassan och när de ska gå att beställa.

Exempel: Restaurang Vilda Svinet ska tillaga smoked brisket under veckan, som de vill sälja på Lördag. Förbeställningar mottas under dagarna Måndag till Onsdag. Då gör de följande inställningar:

Backoffice-menyn > Öppettidsslotter > Ta med > Maximal leveranstid sätts till 6 dagar. Detta gör att kunder kommer kunna beställa avhämtning till speciell tidpunkt under Lördagen, redan på Måndag.

Backoffice-menyn> Öppettider > Skapa ny serveringstid

Steg 1: Skapa visningstid enligt nedan, och spara.

Steg 2: Skapa en till serveringstid, och spara enligt nedan:

Med denna setup kommer Restaurang Vilda Svinet att kunna visa sin produkt i Kassasystem, Expresskassa och Beställningsapp, under Måndag-Onsdag, och kunden kommer kunna välja tid på Lördag mellan 9-15 för avhämtning av produkten. Om kunden försöker köpa det utanför 9-15 på Lördag kommer de få ett felmeddelande om att det inte går.

Öppettidsslotter

Övrigt information:

Öppettidsslotter används för att stänga av eller slå på möjligheten till beställningen under bestämda tidpunkter.

Tidsperiod: ändrar vyn av öppettidsslotter. Genom att ändra tiden kan du långt i förväg stänga av möjligheten till att beställa om du vet att du kommer ha mycket att göra under den perioden, eller för någon annan anledning.

Periodicitet för ändringar: Låter dig upprepa en avstängning and påslagning av en tidsslott till och med datumet angivet i "Repetera tills (datum)" är uppnått. 

Maximal leveranstid: Styr hur långt i förväg kunder kan beställa Ta med eller Leverans.

ℹ️ Om du vill göra det möjligt för kunden att beställa långt i förväg, men begränsa vilka produkter som ska gå att köpa kan du styra det med Serveringstider. 

Kassaregister

Övrigt information:

Här hittar du uppgifter om den kontrollenhet och kassaregister du registrerade hos Skatteverket under Kom igång. Klicka du på knappen "Se rapporter för detta kassaregister" tas du till sidan för X- och Z-rapporter som är krav att kunna produceras från Skatteverket. 

Bord / Kassa

🛠️Ny Kassa: Skapa en ny kassa och namnge den "Utlämningsdisk".

Kassor används typiskt för Expresskassor och Beställningsappar där gästen ska hämta maten själv. Dessa kan väljas både vid beställningar för "Äta här" och "Ta med". Här kan du skapa en kassa och namnge den.

❓Vill du att din Expresskassa alltid ska välja ett förinställt bord? Detta kan du konfigurera i kassainställningen under Backoffice-menyn > Kassor för POS, genom att konfigurera alternativet "Plats" på kassan.

Övrigt information:

Nytt Bord: används för "Äta här" där maten förväntas levereras direkt till bordet. Detta är vanligt vid användning av Beställningsapp med QR-koder på bordet.

Anställda

⚠️ Notera att du inte ska logga in med pinkod för expresskassan, för då räknas du som anställd och kan se produkter som inte är tänkta gå att köpa.

🛠️Skapa ny Anställningsgrupp: sätt rättigheterna för dina anställda med olika grupper! Namnge en grupp exempelvis: Restaurangchef, och aktivera samtliga rättigheter för att komma igång.

🛠️Skapa ny Anställd: Namnge den anställda och koppla den till en grupp. När du sparat kan du utläsa pinkoden för den anställda. Denna pinkod används för att nå inloggat läge i din Expresskassa.

Kassor för POS

🛠️Skapa ny Kassa: För Expresskassa rekommenderar vi göra följande ändringar från default:

• Namn: Expresskassa 1
• Tid: Snarast
• Plats: Utlämningsdisk (som du skapade tidigare under Bord / Kassa)
• Betalsätt: Swish och Nets kortterminal.
• Layout: Lista (Rekommenderat för expresskassa) 

Med dessa ändringar kan du klicka spara. Du kan alltid komma tillbak och göra ändringar på din kassa i efterhand!

Övrigt information:

Kortterminaler: Här kan du lägga till din Nets Connect@Cloud kortterminal. Kontakta oss så berättar vi mer!

Skrivare

För fullständiga instruktioner i hur du kopplar upp skrivare gå till

Lägg till CloudPrint

Där kan du läsa mer om hur du konfigurerar en så kallad CloudPrint-skrivare som ansluter direkt mot ditt Wifi! 

Om du mottagit en förinställd skrivare kan du läsa mer här:

Koppla in skrivare

Meny

🛠️Skapa ny Huvudkategori: och ange namn, exempelvis "Hamburgare", och  klicka "Spara".

🛠️Lägg till Underkategori: ange namn, exempelvis "Vegetariskt", och klicka "Spara".

🛠️Lägg till Produkt:

• Produktnamn: "Halloumiburgare"
• Klicka "Lägg till" på Äta här.
• Klicka på bildfältet och ladda upp en bild. Storleken spelar ingen roll utan din bid redigeras och optimeras för att passa bra i systemet.
  • Efter val av bild kan du repositionerna den så den blir som du vill.
  • Klicka Spara bild
• Beskrivning: Stekt halloumi kombineras med grillad paprika och kryddig aioli i ett mjukt briochebröd. Serveras med krispig romansallad, saftiga tomater och rödlök. Perfekt balans mellan salt och sötma. Rekommenderas med våra rustika sötpotatis pommes.
• Pris: 109 
• Rapportgrupp: Mat 12%
• Skrivare: Varmkök (om du använder skrivare i köket)
  
  

Vill du ha samma inställningar för "Ta med"? Klicka på "Kopiera till Ta Med"!

Med din produkt konfigurerad så som du vill ha den klickar du på "Spara"! Du kan alltid ändra produkten i efterhand.

Tilläggsprodukter

Dessa gör det möjligt att sätta en prislapp på de alternativ du konfigurerar under Alternativgrupper.

Klicka bara på "Skapa ny tilläggsprodukt" för att komma igång.

Ovan har vi fyllt i detaljer för att skapa tilläggsprodukten "Extra halloumi" som vi sedan kan lägga in i en Alternativgrupp och koppla på vår produkt.

Alternativgrupper

Vill du att en dialog med tillval ska dyka upp när man klickar på en produkt? Då är det alternativgrupper du ska koppla på! Dessa kopplar du till produkter från menyn "Alternativ för produkt" vid redigering/skapande av produkt.

Tillval av flera av samma Tilläggsprodukt

För tillägg av flera "Extra halloumi" för 20kr likt bilden nedan

Behöver du lägga till en Alternativgrupp enligt:

Notera att "Tilläggsprodukt" är i kryssat, vilket betyder att du behöver först lägga till en tilläggsprodukt.

Spara Alternativgruppen och koppla på den på produkten.

För att dialogen ska visas automatiskt glöm inte att klicka i "Visa alternativ när produkten läggs i varukorgen". Det finns många möjligheter när det kommer till alternativ.

Val av åtminstone ett alternativ

Vill du att kunden ska göra ett aktivt val mellan olika alternativ?

Då gör du bara som så:

 

Rapportgrupper

Rapportgrupper är de grupper som Skatteverket intresserar sig för i din bokföring. Här bestämmer du vilken skattesats som ska gälla för Mat, dryck och annat. När du skapar restaurangen skapas de vanligaste rapportgrupperna upp automatiskt.

Rapportgrupperna binder du sedan till produkter och tilläggsprodukter.